O que é digitalizar um documento: benefícios e o processo completo

Nós, como profissionais e usuários, sabemos muito bem a importância de armazenar informações em um formato seguro e acessível. Um processo simples e eficaz para isso é o digital do documento. Mas o que é isso exatamente? Em resumo, consiste em transformar um documento físico (como um arquivo de papel, um contrato ou uma carta) em um arquivo digital, comummente no formato PDF, JPEG, PNG, entre outros. Este processo é vital para qualquer setor, pois permite que você trabalhe de forma mais fácil e eficiente, além de criar oportunidades. Vamos mergulhar na explicação sobre como e porque digitalizar documentos.

O processo de digitalização de documentos

Para digitalizar documentos, existem algumas opções disponíveis: scanner de papel, câmera de smartphones e aplicativos de reconhecimento óptico de caracteres (OCR). Simples e rápido, o método mais comum é usar um scanner de papel, que converte o documento em um arquivo digital de alta qualidade. Caso opte por uma câmera de smartphone, você precisará de aplicativos que o ajudarão a reconhecer o texto do documento. Além disso, também existem aplicativos de OCR que podem quase eliminar a necessidade de scanners ou câmeras. Após a escolha do método, você precisará seguir alguns passos fáceis para conseguir digitalizar seu documento.

Escolhendo a opção certa para digitalizar seus documentos

A escolha certa depende de suas necessidades e recursos disponíveis. O scanner de papel continua sendo a opção mais confiável para a digitalização de documentos de alta qualidade. No entanto, é possível utilizar uma câmera de smartphone combinada com aplicativos de reconhecimento de caracteres para capturar e converter texto em arquivos digitais. Alguns desses aplicativos incluem a reconstrução da página como uma imagem digital. Outra alternativa considerada por muitos usuários é utilizar aplicativos de reconhecimento óptico de caracteres (OCR), que podem levar seu documento a um estado digital não apenas com eficiência, mas também com uma alta qualidade.

Converter em PDF: vantagens do formato mais comum

As fotos e documentos digitais não têm a mesma segurança dos arquivos PDF. Por isso, optar por este formato é considerado uma ótima escolha. A configulação em PDF oferece a possibilidade de garantir que o conteúdo da sua página monstro ou página inteira como tal, proporcionando fácil impressão e manipulação. Além disso, é possível adiciona laços ou selo para outros menores riscos do documento.

Benefícios da digitalização dos documentos

Os documentos digitalizados têm vários benefícios, entre eles:

• Maior acesso ao conteúdo. Com os arquivos salvos digitalmente, é possível acessá-los facilmente de qualquer lugar, seja no escritório, em casa ou mesmo noutros departamentos para ver se os outros documentos necessários estão em ordem.
• Redução dos custos com papel e materiais. A conversão para as formas em PDF simplifica a impressão de cada documento físico, menos caos e bagagem em um único local de arquivo.
• Automatização de processos. Digitalização assistida por computador não exige hardware especializado e se torna rápida e precisa.
• Segurança. Os arquivos digitalizados têm mais segurança e fáceis de organizar, verificando possíveis alterações no atual documento ou uma cópia da versão original caso necessário.
• Preservação. Converter em formato digital protege os documentos contra desgaste prolongado por tempo

Parte Importante: Procedimento para Digitalização

Agora que já conhecemos algumas razões para digitalizar documentos e os diversos tipos de formas ou conversões em arquivos, vou indicar o passo a passo.

• Passo 1: Preparar seu documento impresso para escaneamento. Coloque-o em uma superfície plana.
• Passo 2: Instalar um software de scanner e digitalizar.
• Passo 3: Ajuste o escaneador do seu computador ao nível da qualidade escolhido (por exemplo: ajustar a resolução da imagem do arquivo para uma que permita uma boa qualidade da folha. Com base na preferência do usuário).
• Passo 4 (Aplicável apenas quando usamos um scanner), verificar a impressão pressá sela e, em seguida, atribuir todos esses documentos coletados em um conjunto da pasta para fácil navegação no futuro, assim será mais fácil encontrar determinado document.

Recomendações adicionais

Aplicativos de software e ferramentas adicionais recomendados para digitalizar e organizar os arquivos:

• Adode Acrobat ou Creative Cloud para criar, editar e gerenciar arquivos PDF com facilidade, caso queira importá-los em um formato mais organizado para os seus arquivos
• Gartner é um software de organização e gestão de documentos para setores de empresa.
• O Microsoft Sharepoint ampla quantidade de espaço para o usuário colaborativo.