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Como Colocar Mensagem Automática no WhatsApp Business
No mundo dos negócios, a comunicação ágil e eficiente é fundamental para manter o relacionamento com os clientes. Uma ferramenta que se destaca neste cenário é o WhatsApp Business, que oferece uma série de funcionalidades para facilitar o atendimento ao cliente. Uma das funcionalidades mais práticas e que pode poupar muito tempo é a configuração de mensagens automáticas. Neste guia, vamos explorar como colocar mensagem automática no WhatsApp Business, quais são os tipos de mensagens que podemos configurar e como isso pode impactar nosso atendimento.
O que é o WhatsApp Business?
O WhatsApp Business é uma versão do famoso aplicativo de mensagens, voltada especificamente para pequenas e médias empresas. Com ele, podemos interagir de forma mais profissional com nossos clientes, utilizando ferramentas que otimizam nosso tempo e melhoram a experiência do usuário. A conta empresarial permite a personalização de perfil, incluindo informações da empresa, horário de atendimento, localização e, claro, as mensagens automáticas.
Por que usar mensagens automáticas?
Antes de nos aprofundarmos no processo de configuração, é importante entender os benefícios das mensagens automáticas. Quando configuramos respostas automáticas, conseguimos:
- Agilidade no atendimento: Ao responder automaticamente algumas perguntas frequentes, podemos reduzirmos o tempo de espera do cliente.
- Disponibilidade 24/7: Mesmo quando não estamos disponíveis, os usuários recebem um feedback imediato, evitando frustração.
- Profissionalismo: Mensagens bem escritas transmitem uma imagem de competência e atenção ao cliente.
Como configurar mensagens automáticas no WhatsApp Business
Agora que já temos uma visão geral dos benefícios, vamos ao que realmente importa: como configurar essas mensagens automáticas.
Passo a passo para configurar mensagens automáticas
1. Baixando o aplicativo
Primeiramente, se ainda não temos o aplicativo, devemos baixá-lo na loja de aplicativos (Google Play ou App Store). Após a instalação, faremos o cadastro utilizando um número de telefone que será associado ao negócio.
2. Configurações do perfil
Após o cadastro, é hora de preencher o perfil da nossa empresa. É recomendável incluir informações como:
- Nome da empresa
- Descrição dos serviços ou produtos
- Horário de funcionamento
- Endereço físico (se aplicável)
- Imagem de perfil
Essa etapa é crucial, pois é a primeira impressão que os clientes terão de nós.
3. Acessando as configurações de mensagens automáticas
Com o perfil completo, devemos acessar o menu de configurações do aplicativo. Para isso, tocaremos em "Configurações" e, em seguida, em "Configurações da empresa". É nesta seção que encontramos a opção de "Mensagens automáticas".
4. Definindo mensagens de ausência
As mensagens de ausência são enviadas automaticamente quando não estamos disponíveis. Para configurá-las, basta:
- Selecionar a opção "Mensagem de ausência".
- Ativar a função.
- Escrever a mensagem que desejamos enviar. Pode ser algo como "Olá! Estamos fora do horário de atendimento, mas assim que possível, retornaremos sua mensagem."
- Definir um horário para a mensagem ser enviada, caso queira que ela atue apenas em certas horas.
- Salvar as alterações.
5. Criando mensagens de saudação
As mensagens de saudação são enviadas a cada novo contato ou após um período de inatividade. Para configurá-las, o processo é muito parecido:
- Acessar "Mensagem de saudação" nas configurações de mensagens automáticas.
- Ativar a função.
- Escrever a mensagem desejada, como "Olá! Obrigado por entrar em contato conosco. Estamos aqui para ajudar!"
- Salvar.
6. Mensagens rápidas
Além das mensagens de saudação e de ausência, podemos criar mensagens rápidas. Essas mensagens são utilitárias e podem ser usadas em diversas situações, como respostas a perguntas frequentes. Para criar:
- Ir até "Mensagens rápidas".
- Adicionar uma nova mensagem, definir um atalho e salvar.
Essas mensagens rápidas podem facilitar o atendimento e tornar o processo ainda mais eficiente.
Estratégias para criar mensagens automáticas eficazes
Com as mensagens automáticas configuradas, precisamos pensar em como torná-las ainda mais eficazes. Vamos compartilhar algumas dicas para otimizar esse processo.
Personalização
Sempre que possível, é recomendável personalizar as mensagens. Utilizar o nome do cliente ou informações específicas pode ajudar a criar um vínculo mais forte e fazer com que o cliente se sinta especial.
Clareza e objetividade
As mensagens devem ser claras e objetivas. Evitemos mensagens longas que podem confundir o cliente. O ideal é que a informação principal esteja sempre em destaque.
Teste e ajuste
É essencial testar as mensagens automáticas e ajustá-las conforme o feedback dos clientes. Podemos monitorar as interações e fazer mudanças nas respostas para melhorar continuamente o atendimento.
Exemplos práticos de mensagens automáticas
Para ajudar ainda mais, vamos apresentar alguns exemplos práticos de mensagens automáticas que podemos configurar no WhatsApp Business.
Mensagem de ausência
"Olá! Estamos no momento sem atendimento. Nossos horários de funcionamento são de segunda a sexta, das 9h às 18h. Assim que possível, entraremos em contato!"
Mensagem de saudação
"Olá! Obrigado por entrar em contato com a [Nome da Empresa]. Estamos à disposição para ajudar. Como podemos assisti-lo hoje?"
Mensagem rápida para perguntas frequentes
"Oi! Para saber mais sobre nossos serviços, acesse nosso site em [URL do site]. Qualquer dúvida, estamos aqui para ajudar!"
Conclusão
Colocar mensagem automática no WhatsApp Business é uma estratégia que pode otimizar muito nosso tempo e melhorar a experiência do cliente. Ao configurar mensagens de saudação, ausência e rápidas, conseguimos oferecer um atendimento mais eficaz e profissional. Não se esqueçam de personalizar as mensagens, manter a clareza e sempre estar abertos a ajustar as configurações de acordo com o feedback dos clientes. Com um pouco de planejamento e criatividade, podemos transformar o atendimento da nossa empresa.
FAQ
Como posso ver as mensagens automáticas que configurei?
Para visualizar as mensagens automáticas, basta acessar as configurações novamente e checar as seções de "Mensagens de saudação", "Mensagens de ausência" e "Mensagens rápidas".
Posso personalizar as mensagens automáticas para cada cliente?
Atualmente, o WhatsApp Business não permite a personalização de mensagens automáticas para cada cliente individualmente. As mensagens são genéricas e aplicáveis a todos que entram em contato.
Há algum limite de caracteres nas mensagens automáticas?
Sim, as mensagens automáticas têm um limite de caracteres. É sempre bom revisar o conteúdo e mantê-lo dentro dos limites estabelecidos para garantir que a mensagem seja enviada na íntegra.
Posso usar emojis nas mensagens automáticas?
Sim! O uso de emojis nas mensagens automáticas pode ajudar a tornar a comunicação mais amigável e acolhedora. No entanto, é preciso usá-los com moderação.