Mensagem Automática WhatsApp Business: Guia Prático

O WhatsApp Business tem se tornado uma ferramenta essencial para empresas de todos os tamanhos. A comunicação eficaz com clientes e prospects é fundamental, e as mensagens automáticas podem nos ajudar a manter essa comunicação fluida e profissional. Neste guia prático, vamos explorar tudo o que precisamos saber sobre as mensagens automáticas no WhatsApp Business, como configurá-las e aproveitar ao máximo essa funcionalidade.

O Que São Mensagens Automáticas no WhatsApp Business?

As mensagens automáticas são respostas geradas automaticamente pelo WhatsApp Business quando recebemos uma mensagem. Elas nos permitem interagir com os clientes mesmo quando estamos fora do ar. Esse recurso é especialmente útil para empresas que recebem altas demandas ou que não têm uma equipe disponível 24 horas por dia. As mensagens automáticas podem incluir saudação, ausência e mensagens rápidas, ajudando a criar uma boa experiência para o cliente e, consequentemente, melhorando nossa imagem.

Tipos de Mensagens Automáticas

1. Mensagem de Saudação: Essa é a primeira interação que o cliente tem conosco. Ela deve ser acolhedora e fornecer informações relevantes, como horário de funcionamento ou a forma como podemos ajudar o cliente.

2. Mensagem de Ausência: Usamos essa mensagem quando não estamos disponíveis para responder. É importante ser claro sobre o horário que podemos retornar.

3. Mensagens Rápidas: Estas são respostas pré-configuradas para perguntas frequentes. Elas nos ajudam a economizar tempo e garantir que o cliente receba uma resposta rápida.

Como Configurar Mensagens Automáticas no WhatsApp Business

Agora que já sabemos o que são e qual a importância das mensagens automáticas, vamos entender como configurá-las. Esse processo é simples e pode ser feito em poucos passos.

Passo 1: Baixar o Aplicativo

Se ainda não temos o WhatsApp Business, o primeiro passo é baixá-lo na Google Play Store ou na Apple App Store. Após o download, seguimos as instruções para criar uma conta ou converter nossa conta pessoal em uma conta Business.

Passo 2: Acessar as Configurações

Uma vez que temos nossa conta configurada, precisamos acessar o menu de configurações. Clicamos nos três pontos no canto superior direito da tela e selecionamos "Configurações".

Passo 3: Selecionar "Ferramentas da Empresa"

Dentro das configurações, vamos encontrar a opção "Ferramentas da Empresa". Ao clicar, temos acesso a diversas funcionalidades, incluindo as mensagens automáticas.

Passo 4: Configurar Mensagem de Saudação

Na seção "Mensagem de Saudação", podemos ativar essa funcionalidade. Após ativá-la, escrevemos a mensagem que queremos que os clientes vejam assim que nos enviarem uma mensagem pela primeira vez ou após 14 dias de inatividade.

Passo 5: Configurar Mensagem de Ausência

Similar ao passo anterior, podemos configurar a mensagem de ausência. Aqui, é importante sermos diretos e claros, informando ao cliente quando podemos retornar a mensagem.

Passo 6: Criar Mensagens Rápidas

As mensagens rápidas são essenciais para uma comunicação eficiente. Vamos até a opção de "Respostas Rápidas" e podemos adicionar mensagens sobre perguntas frequentes. Por exemplo, informações de contato, horário de funcionamento, ou políticas de entrega.

Dicas Para Aprimorar Nossas Mensagens Automáticas

Após configurarmos as mensagens automáticas, é importante otimizá-las para garantir que elas estejam atingindo o nosso público da melhor forma possível. Aqui estão algumas dicas:

Use uma Linguagem Clara e Amigável

Devemos nos lembrar de que as mensagens são uma extensão da nossa marca. Usar uma linguagem clara e amigável ajuda a humanizar nossas interações, mesmo que sejam automáticas.

Personalize Quando Possível

Se nosso aplicativo permitir, podemos personalizar as mensagens. Utilizar o nome do cliente ou referências ao serviço específico que eles estão buscando pode tornar a interação muito mais envolvente.

Monitore e Ajuste

Depois que as mensagens estão configuradas, devemos sempre monitorar as interações. Analisar o feedback dos clientes e ajustar as mensagens conforme necessário é crucial para aprimorar nossa comunicação.

Exemplos de Mensagens Automáticas

Ter uma boa ideia sobre como estruturar nossas mensagens automáticas pode facilitar o nosso trabalho. Aqui estão alguns exemplos que podem inspirar nossas próprias mensagens.

Mensagem de Saudação

"Olá! Obrigado por entrar em contato conosco. Estamos aqui para ajudar! Nosso horário de funcionamento é de segunda a sexta-feira, das 9h às 18h. Se precisar de algo específico, sinta-se à vontade para perguntar!"

Mensagem de Ausência

"Olá! Agradecemos sua mensagem. No momento, não estamos disponíveis, mas retornaremos assim que possível. Nosso horário de atendimento é de segunda a sexta, das 9h às 18h. Agradecemos pela compreensão!"

Mensagem Rápida

"Olá! Você pode nos contatar pelo telefone (XX) XXXX-XXXX. Nosso horário de atendimento é de 9h às 18h. Qualquer dúvida, estamos à disposição!"

Conclusão

Implementar mensagens automáticas no WhatsApp Business é uma maneira eficaz de melhorarmos nosso atendimento e comunicação com os clientes. Ao seguir os passos deste guia prático, seremos capazes de configurar e otimizar essa funcionalidade, economizando tempo e tendo um contato mais próximo com nossa audiência. Com isso, também garantimos que nossos clientes se sintam atendidos, mesmo em momentos de alta demanda.

FAQ

1. Posso usar mensagens automáticas em grupos?

Não, as mensagens automáticas só podem ser enviadas em chats individuais.

2. As mensagens automáticas são personalizadas para cada cliente?

Não, a mensagem de saudação e a de ausência são configuradas de maneira geral. Porém, podemos personalizar as mensagens rápidas.

3. Posso desativar as mensagens automáticas a qualquer momento?

Sim, você pode ativar ou desativar as mensagens automáticas conforme necessário.

4. A mensagem de ausência pode ser programada?

Sim, é possível definir horários em que a mensagem de ausência será enviada.

Referências

• WhatsApp Business - Guia oficial
• Como usar as mensagens automáticas no WhatsApp Business?
• Dicas para otimização do atendimento via WhatsApp