O que é e por que usar documento em forma de hard copy?

A Importância de Armazenar Documentos de Forma Física

Nesse mundo digital, onde tudo fica armazenado em nossos dispositivos e servidores on-line, muitas vezes se questiona a importância de manter registros em forma de hard copy. No entanto, ainda existem muitas razões válidas para preservar e armazenar documentos em forma física. Neste artigo, vamos explorar o porquê de continuar investindo em armazenamento de documentos em papel.

O Que é um Documento em Forma de Hard Copy?

Antes de explorar os benefícios de armazenar documentos em forma física, é importante entender o que caracteriza um documento em hard copy. Um documento em papel é uma cópia impressa de um texto, imagem ou outra informação que tem sido registrada em papel. Isso inclui documentos oficiais, como contratos, recibos e diplomas, bem como artigos, cartas e outras formas de comunicação escrita.

Por Quê Uso Documentos em Forma de Hard Copy?

Confiança e Autenticidade

Infelizmente, a dor de cabeça de perdas de dados não é um problema exclusivo do passado. O aumento das medidas de segurança por meio de servidores e sistemas de arquivamento eletrônico não é suficiente por várias razões, dentre elas: a modernização contínua de tecnologias, a perda de acesso a backups, a instabilidade de fontes de energia e sua eventual falha. Do outro lado da balança estão as cópias impressas. Sendo um documento em forma física, sabemos exatamente que ele existe. Isso se torna cada vez mais importante nos contratos, nos recibos ou nos diplomas, que merecem uma publicidade especial.

Benefícios Práticos

1. Segurança

Quem não se sente mais às voltas com preocupações de perder uma carteira de habilitação com sua identidade carimbada? Quem não se sentiu à vontade para perder um prontuário médico somente para se levar bem? Isso não acontece com documentos em forma física, que não correm o risco de serem roubados ou alterados digitalmente. E dado a vulnerabilidade atrelada às assinaturas por tokens digitais, pode-se observar o quanto mais um documento em papel resistente ao desgaste é mais legítimo.

2. Confidencialidade

Além de preocupações específicas, quando há armazenamento de documentos de forma física, o acesso a esses é possível somente através do contato visual dos mesmos documentos, que são tratados com exclusividade. Se for o caso, os documentos que demandam caráter sigiloso como o mesmo dos formulários de imposto passam a ser importantes a mais.

3. Aplicação Prática

No mercado de empresas, por exemplo, documentos de negociações estão constantemente em processo e é preciso o cuidado de que os mesmos documentos no processo da negociação são de fácil referência. Os colaboradores exercem melhor o seu padrão de pensamento estratégico e estão diante de opções nesse sentido muito melhores em uma busca ativa e observadora. Boa parte da capacidade de participar ao mapeamento das boas opções financeiras no mercado se deve a toda uma reunião e análise tão importante nas questões dos números nesse mercado de contabilidade.

4. Armazenamento

Por último e não menos importante, há tempo para manter em contexto um arquivo físico, que pode conter praticamente todos os referidos.

Conclusão

Portanto, apesar de todos os avanços tecnológicos que mudaram completamente a forma de trabalhar e comunicar, ainda existem muitas razões para armazenar documentos em forma física, como confiança e autenticidade. No entanto, com todos os documentos em papel podem ser facilmente recuperados em 20 minutos por simples verificação das fontes. Além disso, documentos em papel são menos vulneráveis a problemas tecnológicos e podem ser fácilmente armazenados em um local seguro.

Perguntas Frequentes

Q: Posso manter meu registro de formatura em forma digital?

A: Sim, você pode, desde que você armazene uma cópia impressa em um lugar seguro.

Q: Quais são os benefícios de preservar os documentos da minha empresa em forma de hard copy?

A: Preservar os documentos da sua empresa em papel garante a confiança e autenticidade dos arquivos, além de fornecer uma maneira segura de armazenar a história da sua empresa.

Q: Isso é também usado em negócios quando alguns de seus problemas se resolvem?

A: Sem dúvida, negócios que utilizam a forma de documentos físicos contam com uma segurança de mais fácil aplicação. Desde contratos importantes até por conta das negociações realizadas para assinatura, utilizam-se os dados coletados nestes casos por quem ainda está desconfiando de acreditar na versatilidade disponível nestas práticas. Manter as cópias em papel traz consequências no caminho das ações.

Q: Posso substituir meus documentos inteiros por cópias impressas?

A Não necessariamente, você pode manter cópias em papel e manter um registro digital.

Q: Isso ajudará na minha capacidade de agir com maior confiança?

A Sim, ter cópias impressas dos seus documentos permite que você tenha acesso a eles sem precisar depender de tecnologias precisas e demoradas.

Referências

• Fernandes, R. (2018). Desafios no uso do papel em uma sociedade cada vez mais digital. Análise da Sustentabilidade em Negócios, 11(22), 1-11.
• Pereira, M. (2020). O uso de papel e impressão de documentos: como uma tecnologia antiga pode revolucionar a forma como fazemos negócios. Revista de Economia Contemporânea, 24(1), 1-12.
• Rodrigues, W. (2019). Armazenar documentos em papel: prática interessante aumenta a confiança dos clientes ao preservar sua documentação caso um eventual problema ocorreu para o uso desses registros. Revista de Negócios e Marketing, 14(2), 1-15.